Focus mode, flex office, portail KIS… non ce ne sont pas de nouvelles postures de yoga mais des outils pour de nouveaux modes de collaboration chez CIPAC !
Proposer + de la flexibilité au travail
Pour CIPAC, développer la flexibilité au travail a de nombreux avantages comme proposer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, réduire le stress, améliorer la productivité et mieux s’adapter aux contraintes individuelles. Elle favorise également la créativité, l’autonomie et la satisfaction de ses collaborateurs et devient un élément essentiel pour attirer et retenir les talents.
Un bureau flexible pour une performance optimale
Le flex office, ou bureau flexible, est un concept nouveau qui permet aux salariés de choisir librement leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de leurs missions. Que ce soit dans un bureau partagé sur site ou dans son business center OoTECH,
Le flex office interprété avec humour par le service Marketing
une salle de réunion ou même un espace de détente comme la terrasse ou la cafétéria, le flex office favorise l’efficacité et la créativité. Une flexibilité pour casser les codes « du bureau classique » pour plus de performance.
Mode focus : gagner en productivité grâce à la concentration
S’extraire du flux des urgences du quotidien, prendre le temps pour de la concentration profonde dans la réalisation des tâches complexes ou la prise de recul : tel est le concept du Focus Mode chez CIPAC. En l’activant, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les sujets les plus exigeants sans être interrompus par un e-mail, un appel téléphonique ou un collègue qui passe pour « juste pour discuter ».
Le focus mode interprété avec humour par le service Marketing
Comment cela fonctionne concrètement ?
Le collaborateur enclenche le statut « ne pas déranger » dans l’outil collaboratif Microsoft Teams et dans le logiciel téléphonique Wazo afin de prévenir ses collègues de son indisponibilité, il désactive ses notifications, ferme la porte de son bureau ou choisit de travailler en flex office.
Les collègues, de leur côté, ont alors pour consigne de respecter au maximum ce temps de concentration et ne déranger la personne qu’en cas d’urgence immédiate ou critique. Une notion de « l’urgence » qui est d’ailleurs partagée par tous, ce qui est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.
Ces nouveaux modes de travail encouragent la responsabilisation des collaborateurs de l’entreprise. Depuis plusieurs mois, nous les testons et cherchons continuellement à les améliorer. Le dernier séminaire annuel des managers a d’ailleurs été l’occasion de faire le point sur leurs usages et nous constatons qu’ils sont de plus en plus utilisés.» explique Marthe ARPIN, directrice des ressources humaines du groupe CIPAC.
Portail KIS : simplifier les process administratifs
Le groupe CIPAC a également mis en place le portail KIS – pour Keep It Simple – ou « faire simple » en français. Un outil interne qui centralise tous les services dématérialisés des services supports, accessible à l’ensemble des collaborateurs.
Ce portail simplifie les procédures administratives, comme les entrées/sorties de collaborateurs, les demandes de congés, l’envoi de notes de frais, ou encore le suivi des projets en cours, et permet d’accéder à tous les process et documents internes utiles au bon fonctionnement de l’entreprise.
Ces nouveaux services dématérialisés permettent un gain de temps considérable en transformant les process papier en workflows informatisés.
« Fluidifier les process, supprimer le papier, gagner du temps… on cherche à mettre les bons usages en face des bons outils pour gagner en efficience» précise Bruno LUZ, directeur des opérations CIPAC.
Prendre le temps de se concentrer, choisir son lieu de travail en fonction de ses missions du jour, simplifier les démarches administratives internes : ces avancées témoignent de la volonté de CIPAC d’améliorer l’expérience de travail et de favoriser l’efficacité et la productivité dans un environnement de travail propice à la performance
